Nutzungsbedingungen

1. Anbieter und Vertragsschluss

PRAE Digital wird von flexcode GmbH, Schöffelplatz 1-2/6, 2340 Mödling, Österreich, FN 593722 x, angeboten. Kontakt: office@flexcode.at, +43 699 19523788. Diese Nutzungsbedingungen gelten zwischen flexcode und dem durch seine vertretungsberechtigte Person handelnden Verein. Fassung: 28. September 2026 · Version 2026-09-28.

Der Verein nimmt diese Bedingungen durch ausdrückliche elektronische Zustimmung an. Der akzeptierte Text, die Vereins- und Vertretungsdaten sowie der Zeitpunkt werden als Nachweis gespeichert und zum Download bereitgestellt. Änderungen gelten für bestehende Verträge nur nach entsprechender Vereinbarung; die Veröffentlichung allein genügt nicht.

2. Leistungsumfang und Verantwortlichkeiten

PRAE Digital ist ein Software-Werkzeug zur eigenständigen Erfassung, Berechnung, Dokumentation, Unterzeichnung und Auswertung pauschaler Reiseaufwandsentschädigungen durch den Verein und seine berechtigten Personen. Die Anwendung unterstützt reine PRAE-Fälle; sie führt kein Lohnkonto und erstellt keinen L16.

Der Verein prüft die PRAE-Berechtigung, die tatsächlichen Einsätze und Zahlungen, die persönlichen Voraussetzungen und etwaige zusätzliche Bezüge. Er verantwortet Freigabe, Aufbewahrung und erforderliche Meldungen. Die Software prüft Betragsgrenzen und Vollständigkeit anhand der eingegebenen Daten. Sie beurteilt nicht abschließend die steuer- oder sozialversicherungsrechtliche Zulässigkeit eines Einzelfalls und ersetzt keine Steuer-, Rechtsberatung oder Personalverrechnung durch Berufsberechtigte.

L19-Dateien werden für die eigene Übermittlung durch den Verein bereitgestellt. Ein Download oder das Ablegen eines Protokolls bewirkt keine Behördenmeldung. Maßgeblich für den Nachweis der Einreichung ist das entsprechende Übermittlungsprotokoll. flexcode übernimmt im Rahmen dieses Vertrags keine Vertretung, fachliche Prüfung oder Übermittlung für den Verein.

Unterschriften werden als Bild zur Dokumentation der jeweiligen Fassung erfasst. Es handelt sich nicht um qualifizierte elektronische Signaturen. Korrekturen werden als neue Fassungen dokumentiert; eine erforderliche erneute Gegenzeichnung obliegt dem Verein.

3. Guthaben und Zahlungen

Eine neue Monatsabrechnung verbraucht ein Guthaben. Die vor einer Bestellung angezeigten Preise einschließlich Steuern und Bestellgebühr sind maßgeblich. Automatische Aufladungen erfolgen nur nach gesonderter Aktivierung. Bestehende Abrechnungen, Korrekturen, Gegenzeichnungen, PDF-, Archiv- und L19-Exporte verbrauchen kein weiteres Guthaben. Guthaben verfällt während des Nutzungsverhältnisses nicht.

Fehlendes oder negatives Guthaben und offene Zahlungsfragen beschränken weder das Lesen noch den Export bestehender Unterlagen innerhalb der vereinbarten Zugangsfrist. Bereits eingeleitete Zahlungen werden auch nach Beendigung abgeglichen. Offene Zahlungs- und Erstattungsansprüche werden gesondert nach den vertraglichen und gesetzlichen Ansprüchen abgerechnet; der Exportzugang hängt nicht von ihrer Klärung ab.

4. Archiv und Aufbewahrung

Der Verein kann seine gespeicherten Abrechnungen einschließlich verfügbarer Fassungen und Unterschriften als PDF sowie strukturierte Daten und den gespeicherten Verlauf kostenlos exportieren. Der Archivexport ist weder vom Guthaben noch von der Eignung der Unterlagen für eine L19-Meldung abhängig. Er enthält auch gespeicherte Übermittlungsprotokolle und Vertragsnachweise. Bei Bestandsdaten wird nur der tatsächlich vorhandene Stand übernommen; nicht vorhandene frühere Fassungen werden nicht rekonstruiert.

Der Verein bleibt für die gesetzliche Aufbewahrung verantwortlich. Regelmäßig beträgt sie sieben Jahre ab Ende des betreffenden Kalenderjahres; Unterlagen für 2026 sind danach grundsätzlich bis 31. Dezember 2033 aufzubewahren. Bei anhängigen Verfahren oder anderen gesetzlichen Gründen kann eine längere Frist gelten. Der Verein prüft die Vollständigkeit und Lesbarkeit seines Exports und bewahrt ihn unabhängig von PRAE Digital auf.

5. Beendigung, Diensteinstellung und Löschung

Der Verein kann die Nutzung jederzeit über die Vereinsverwaltung oder in Textform beenden. Mit Wirksamwerden werden neue Abrechnungen und Änderungen gesperrt. Automatische Aufladungen werden deaktiviert und noch nicht eingeleitete Aufträge storniert. Bereits eingeleitete Zahlungen werden nicht als storniert dargestellt.

Für 90 Tage nach Wirksamwerden bleibt ein kostenloser Lese- und Exportzugang bestehen. Der konkrete Ablaufzeitpunkt wird angezeigt und per E-Mail mitgeteilt. Vor Ablauf erfolgt eine Erinnerung. Eine geplante dauerhafte Einstellung des Dienstes kündigt flexcode mindestens 90 Tage im Voraus an und stellt dieselbe anschließende Exportfrist sicher.

Nach Ablauf der Exportfrist werden die im Auftrag gespeicherten Vereinsabrechnungen, Fassungen, Unterschriften und Übermittlungsprotokolle gelöscht. Mit der ausdrücklichen Beendigung erteilt der Verein die Weisung zur Bereitstellung des Exports und anschließenden Löschung. Bei einer angekündigten Diensteinstellung wird die Weisung des Vereins gesondert eingeholt; ohne dokumentierte Weisung erfolgt keine automatische Löschung. Abweichende rechtmäßige Weisungen, insbesondere eine frühere Löschung oder eine begründete Verlängerung, werden dokumentiert und mit konkreten Fristen bearbeitet. Der Verein muss vor dem Exportende selbst für seine weitere Aufbewahrung sorgen.

Sicherungskopien sind nach der operativen Löschung für die normale Nutzung gesperrt und werden spätestens innerhalb weiterer 90 Tage gelöscht. Bei Wiederherstellung werden dokumentierte Löschungen vor Freigabe erneut umgesetzt. Eine Löschbestätigung unterscheidet die Löschung der operativen Daten von der bestätigten Entfernung aus Sicherungskopien.

Eigene Rechnungs-, Zahlungs- und erforderliche Vertragsnachweise von flexcode bleiben nur für ihre jeweiligen gesetzlichen oder berechtigten Nachweiszwecke getrennt gespeichert. Persönliche Benutzerkonten, die auch für andere Vereine genutzt werden, werden durch die Beendigung eines Vereins nicht automatisch gelöscht. Der Auftragsverarbeitungsvertrag konkretisiert die datenschutzrechtlichen Pflichten.

6. Fehler, Gewährleistung und Haftung

Erkennbare Fehler können über die oben genannte Kontaktadresse gemeldet werden. flexcode untersucht nachvollziehbare Softwarefehler und behebt sie im Rahmen der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten. Die gesetzlichen Gewährleistungsrechte bleiben unberührt. Die Verantwortung des Vereins für seine Eingaben und fachlichen Entscheidungen befreit flexcode nicht von der Verantwortung für die vereinbarte Softwareleistung.

Nur soweit der Verein bei diesem Vertrag als Unternehmer handelt, ist die Haftung für leicht fahrlässig verursachte reine Vermögensschäden, einschließlich solcher durch fehlerhafte Betragsberechnungen, auf den bei Vertragsschluss typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt. Diese Begrenzung gilt nicht bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, Personenschäden, ausdrücklich übernommenen Garantien oder zwingender gesetzlicher Haftung. Für Vereine, die bei diesem Vertrag als Verbraucher handeln, gelten die gesetzlichen Haftungsregeln ohne diese Beschränkung. Zwingende Rechte betroffener Personen nach der DSGVO bleiben unberührt.

7. Schlussbestimmungen

Es gilt österreichisches Recht. Zwingende Verbraucherschutzrechte und gesetzliche Gerichtsstände bleiben unberührt. Datenschutz und Auftragsverarbeitung richten sich ergänzend nach den gesonderten Informationen und dem vereinbarten Auftragsverarbeitungsvertrag.